Nutzungsrichtlinie für das Videokonferenzsystem Zoom

Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications Inc. mit Sitz in den USA. Es ist ein cloudbasiertes Videokonferenzsystem und dient der Live-Online-Kommunikation. Der Einsatz von Zoom ist in der Alexianer GmbH sowie deren Tochtergesellschaften für die Realisierung von diversen Bildungs-, Trainings- und Veranstaltungsformaten vorgesehen.

Die Nutzung erfolgt ausschließlich im dienstlichen Kontext und unter Berücksichtigung/Einhaltung der relevanten Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen der Alexianer GmbH.

Zoom-Lizenzen werden durch das Referat Personal und Personalentwicklung der Alexianer GmbH zentral bereitgestellt und administriert. 

Die Nutzung von Zoom ist auf Mitarbeiter des Referats Personal und Personalentwicklung der Alexianer GmbH sowie entsprechend berechtigte und mit Lizenz ausgestattete Mitarbeitende anderer Gesellschaften unter dem Dach der Alexianer GmbH begrenzt. Nur lizenzierte Nutzer können Zoom-Meetings erstellen. Grundsätzliche Einstellungen und Einstellungsänderungen können ausschließlich durch Administratoren vorgenommen werden, die Mitarbeitende des Referates Personal und Personalentwicklung sind.

3.1 Allgemeine Grundsätze und Verhaltensregeln
Grundsätzlich gilt in Zoom-Meetings:
- Die Privatsphäre aller Beteiligten ist zu wahren bzw. einzuhalten, Übergriffigkeit durch unangemessene Kommunikation in Videoübertragung und Chats kann vom Gegenüber als Grenzüberschreitung bzw. Belästigung wahrgenommen werden und zum Ausschluss aus dem Zoom-Meeting führen.
- Die Verbreitung von Dateien und Links, die rechtlichen Grundsätzen widersprechen, ist nicht gestattet. 
- Bei der Videoübertragung sollte darauf geachtet werden, dass im Bildhintergrund nicht persönliche, private Details erscheinen. (Ggf. Hintergrundweichzeichner - Blurring-Effekt – oder einen virtuellen Hintergrund einschalten).
- Auf die Einhaltung der allgemeinen „Netiquette“ sollte geachtet werden. Professionalität und Angemessenheit stehen im Vordergrund.
- Die Nutzung dienstlicher Zoom-Lizenzen zu privaten Zwecken ist untersagt.

3.2 Referenten / Moderatoren und Kursmanager
Zoom-Meetings werden durch Mitarbeitende (Kursmanager) des Referats Personal und Personalentwicklung eingerichtet bzw. durch entsprechend berechtigte und mit Lizenz ausgestattete Mitarbeitende anderer Gesellschaften unter dem Dach der Alexianer GmbH. Referenten / Moderatoren benötigen keine personalisierte Lizenz. Referenten / Moderatoren und Kursmanager übernehmen im Zoom-Meeting die Rolle des Hosts (Gastgeber/in) und haben damit mehr Gestaltungsrechte als Teilnehmende.
Folgende Funktionen stehen Referenten/Moderatoren und Kursmanagern (Hosts) in Zoom zur Verfügung:
- Audio- / Videoeinstellungen: Ein- und Ausschaltung sowie Anpassung von Ton / Bild
- Teilnehmerverwaltung: Hier können sich Hosts die Teilnehmenden anzeigen lassen, den eigenen Benutzernamen ändern und auch die Rolle des Hosts übertragen. Außerdem stehen verschiedene „nonverbale Rückmeldungen“ bzw. Emoticons (z. B. Daumen hoch) zur Auswahl. Hosts können Teilnehmende auch aus dem Meeting entfernen (z.B. bei massiver Störung).
- Bildschirmfreigabe: Beliebige Bildschirminhalte (Präsentationen, Handouts, Audio- und Videodateien sowie Browser-Tabs) können auf dem Bildschirm freigegeben werden.
- Breakout Sessions: Für Kleingruppenarbeiten können virtuelle Gruppenräume für die Teilnehmenden von Referenten/Moderatoren und Kursmanagern eingerichtet, moderiert, betreten und wieder geschlossen werden.
- Chat-Funktion: Referenten/Moderatoren und Kursmanager können mit allen Teilnehmenden oder auch nur mit einer ausgewählten Person über den Chat in Kontakt treten. Außerdem können im Chat Dokumente hoch- und heruntergeladen werden. 
- Ansicht ändern (Galerie-Ansicht versus Aktive Sprecher): Es kann ausgewählt werden, wie die Teilnehmenden und das eigene Videobild von Referenten / Moderatoren angeordnet sein sollen.
- Umfragen: Umfragen entwerfen und diese (auch anonym) mit den Online-Teilnehmenden teilen

Ausdrücklich nicht erlaubt:
- Aufzeichnung oder Mitschnitt von Bild und/oder Ton jeglicher Art
- Screenshots der Teilnehmergalerie ohne Einwilligung aller Personen
Referenten / Moderatoren und Kursmanager sind angehalten, in den Pausen die Audio- und Videoübertragung auszuschalten und dies auch bei den Online-Teilnehmenden zu erbitten.

3.3 Teilnehmende
Teilnehmende an Online-Veranstaltungen erhalten zeitlich abgestimmt die Zugangsdaten zum entsprechenden „Zoom-Meeting“. Ein eigenes Zoom-Benutzerkonto ist nicht erforderlich. Je nach Systemumgebung sind seitens der Online-Teilnehmenden lediglich eine E-Mail-Adresse (die zum Zeitpunkt des Meetings genutzt wird) sowie Vor- und Nachname anzugeben.
Folgende Funktionen stehen Teilnehmenden während einer Zoom-Sitzung zur Verfügung:
- Audio- und Videoeinstellungen: Funktionsumfang wie bei Dozierenden (vgl. Abschnitt 3.2)
- Bildschirmfreigabe: Auch Teilnehmende können den Bildschirm teilen. Diese Funktion kann allerdings durch Referenten/Moderatoren/Kursmanager (Hosts) eingeschränkt werden.
- Breakout Sessions: Kann nur der Host erstellen.
- Chat-Funktion und Ansicht ändern: Funktionsumfang wie bei Referenten / Moderatoren / Kursmanager (vgl. Abschnitt 3.2)

Ausdrücklich nicht erlaubt:
- Aufzeichnung oder Mitschnitt von Bild und/oder Ton jeglicher Art
- Screenshots der Teilnehmergalerie ohne Einwilligung aller Personen
Teilnehmende werden gebeten in Pausen ihre Mikrofone und Kameras auszuschalten.

Folgende Einstellungen können im Sinne einer datenschutzkonformen Nutzung nur von technischen Administratoren und nicht von den Lizenz-Administratoren (Mitarbeitende des Referates Personal und Personalentwicklung) geändert werden:
- Beim Anberaumen neuer Meetings Kennwort verlangen [aktiviert]
- Verschlüsselung für Endpunkte von Drittanbietern erforderlich (H323/SIP) [aktiviert]
- Chats automatisch speichern [deaktiviert]
- Durchgehende Chatverschlüsselung aktivieren [aktiviert]
- Fernsteuerung [dauerhaft deaktiviert]
- Kamerafernsteuerung [dauerhaft deaktiviert]
- Lokale Aufzeichnung [dauerhaft deaktiviert]
- Cloud-Aufzeichnung [dauerhaft deaktiviert]
- Automatische Aufzeichnung [dauerhaft deaktiviert]
 

Diese Konfiguration entspricht den internen Datenschutzrichtlinien sowie den Vorgaben des Datenschutzbeauftragten der Alexianer GmbH.